（六）市总工会召开的有关会议精神需传达和部署到基层工会，市总工会通过下发文件和材料，并在市公务网或上海工会网站开设会议专栏刊载有关内容，为基层工会贯彻执行提供方便。
（七）市总工会确定每周四为市总领导下基层“调研日”，原则上不安排各类会议。同时，拟将市总工会每月会议安排通过市公务网和上海工会网站公告版实行预告。
（八）提高会议质量，重在效果。市总工会召开的各类会议要倡导开短会、讲短话，努力提高会议效率。以市总工会名义召开的各类会议，会议时间一般控制在2小时以内；专题性的协调会议，事前相关部门要加强协商，注重解决实际问题；会议需有议题通报的，应突出主题和重要内容，简短扼要，每人发言时间一般不超过15分钟。
二、加强文件管理和精简文件
（一）公文要坚持“确有需要，注重实效，少而精”的原则，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要简短。
（二）凡对区县局（产业）工会行文一律以上海市总工会文件和上海市总工会办公室文件下发。市总工会各职能部室一律不直接对区县局（产业）工会和下属对口部门行文。凡未按规范程序行文的，基层可以不执行。
（三）市总机关行文按“谁主办谁拟文”的原则，由职能部门拟稿，主办部门的负责人对文稿进行审稿并签名，涉及多个部门工作的文件由主办部门拟稿，并送相关部门负责人会签。部门审稿并签名的文件送办公室核稿，经办公室核稿后呈分管主席签发或主席办公会议讨论同意后签发。凡未按以上程序形成的文件不能印发。
（四）严格按照有关规定规范行文。市总工会上行文、下行文都应以编字号的正式文件上传下发，各基层工会上报市总工会的文件也应以编字号的正式文件上报，不得以内部办文审批单或白头信函等形式报送市总工会或领导同志个人。各基层工会需要请示市总工会批准和办理的事项，市总工会有关职能部门应当抓紧做好前期工作，及时提交分管主席或主席办公会议研究，并给基层行文答复，一般事项不得超过两周，紧急事项不得超过7个工作日。
（五）加强文件的审批制度，凡以市总工会名义行文的，须经主席同意，由主席、副主席、秘书长签发。凡以市总工会办公室名义下发或转发的文件，须经市总分管领导同意和签发。
（六）凡标有“上海市总工会文件”红头文件适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命、请示及有关重要的工作意见等，其他内容的文件一般用标有“上海市总工会”信笺纸印发。
