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1. 文书标题及对当事人基本情况叙述部分
该部分应当准确标明行政执法机关的全称，按统一的处罚文书编号规则编定文书的文号。对被处罚的当事人应当叙述当事人的基本情况，是个人的应当注明姓名、性别、出生日期（或年龄），地址等；是单位的应当注明单位全称、法定代表人（负责人）姓名、职务、单位住所，并附相关证明材料，如身份证、营业执照复印件等。本次评比绝大部分单位能按照上述要求进行叙述，提供相关证明材料。但仍有部分执法部门存在问题，主要表现为：一是处罚文书标题部分缺少执法机关名称；二是对当事人基本情况表述不全，无当事人的身份证、营业执照等证明材料。
2. 对当事人违法事实、违法过程的叙述及相关证据的引用部分
该部分应准确地说明当事人违法事实的时间、地点、内容、过程、情节等，对违法行为有持续状态的应写明起止时间，并说明违法标的的名称、数量等，对此部分还应说明相应的证据种类及名称。在这一环节中，工商局报送的处罚文书能规范地确定案由；充分表述当事人违法事实的内容、过程、情节等，所附证据材料详实；能准确说明引用证据的名称和种类等。但也有部分执法部门报送的文书存在一些问题，如：叙述过于简单，不能具体说明当事人违法行为的内容、过程和情节；不能说明行政机关认定违法事实所采信的主要证据名称；漏落对部分违法行为的认定等等。
3. 对查处过程、处罚理由及依据的叙述部分
行政处罚程序应充分保障当事人的知情权、申请回避权、参与权和救济权。因此，在行政处罚文书中也应当体现行政机关查处的程序、告知当事人权利、对当事人辩解的复核情况及采取强制措施的情况。另外，处罚文书还应表述执法机关在作出处罚决定时对当事人从重、从轻、减轻处罚的相关情节，体现对当事人的教育引导功能。在此环节中做得较好的有工商、公安等部门，行政处罚文书能充分说明查处的过程，还说明了告知当事人权利及当事人行使相关权利的情况。但个别执法部门均不能对此予以重视，处罚文书用词太原则，缺少基本要素，缺少说理性，主要体现在：（1）对当事人的违法事实及相关证据不能运用法律予以评判；（2）不能说明告知当事人陈述、申辩、听证权的情况；（3）不能说明对当事人申辩所提理由及证据的复查情况；（4）不能说明执法机关在查处过程中采取扣押、证据登记保全等强制措施及相关物品保管或处置情况；（5）不能说明从重、从轻、减轻处罚的理由等等。
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