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归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件编目。在归档文件编目中，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
1、归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见附图2）。
（1）件号：文件的排列顺序号，按室编件号编制。
（2）责任者：制发文件的机关、组织或个人的名称，即文件的发文机关或署名者。责任者项一般应使用全称或规范化简称，不能使用“本局”等含义不明、难以判断的简称；联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录；不明责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证。
（3）文号：文件的发文字号。
（4）题名：文件的标题，一般应照实抄录。
有副题名或并列题名的归档文件，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名如以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。
文件没有标题或标题含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写标题或补充标题，外加“ ”号。
题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。
有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
（5）日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20040105，分两行填写，年度占一行，月、日回行填写。
（6）页数：每份归档文件的总页数。
（7）备注：注释文件需说明的情况。
2、归档文件目录一律要求打印。用Ａ4纸在计算机Ｅｘｃｅｌ环境中用小4号宋体字打印目录，并保存好相应的目录盘片，以便日后修改或导入档案管理软件。已采用档案管理软件的单位，可直接使用软件自动生成的目录并打印出来。
3、归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件装订次序应与分类方案保持一致。即在年度中按永久、长期、短期三个不同的保管期限排列。归档文件目录的封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）（见附图3）等项目。全宗名称：全称或规范化简称。年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注。保管期限：按目录内档案材料的保管期限打印。机构（问题）：不打印。归档文件目录封面一律要求用4号黑体字打印。
（六）归档文件的装盒
归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并使用计算机打印档案盒封面、盒脊（见附图4）及备考表（见附图5）等项目。
1、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
2、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
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