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（3）几份文件作为一件时“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
（4）文件没有标注日期时需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2、按保管期限分类
各单位应按照国家档案局、上海市档案局及浦东新区档案局的有关规定，制定符合本单位实际情况的保管期限表，并将归档文件材料按划定的保管期限分为永久、长期、短期三个类别，同一年度内同一保管期限的归档文件材料应排列在一起。
（三）归档文件的排列
同一年度内归档文件按保管期限（永久、长期、短期）的顺序依次排列，同一保管期限内的归档文件按事由结合时间、重要程度确定排列的先后次序。会议文件、案件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序排列；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件在前，其他文件在后。
2、不同事由间的归档文件，可按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。一般同一事由的文件办理完结后，就可将相关文件整理完毕后预归档保存。
（四）归档文件的编号
归档文件材料应按分类方案和文件排列顺序逐件编制件号，在每件文件首页上端的空白位置加盖归档章（见附图1）并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、组织机构（或问题）、馆编件号、室编件号等项目。
1、全宗号：新区档案馆指定给立档单位的编号（另行制发）。
2、年度：文件的形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2004。
3、保管期限：归档文件的保管期限分别为永久、长期、短期三种，代码分别为“1、2、3”，即永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”。
4、组织机构（或问题）：填写本单位组织机构（或问题）名称。
（1）按组织机构分类：原则上以哪个组织机构名义发文的文件即归入该组织机构中。有些文件是由几个组织机构共同处理的，应视具体情况而定：有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的组织机构中。
（2）按问题分类：即按照文件内容所说明的问题归入相关问题类中。如党委、工会、共青团等内容的文件归入“党群类”，行政、后勤等内容的文件归入“行政类”，业务方面形成的归档文件归入“业务类”。
5、馆编件号：在档案移交进馆时由档案馆统一编制。
6、室编件号：文件的排列顺序号。编制方法是：同一年度内的归档文件，按保管期限分别从“1”开始编制流水号。
（五）归档文件的编目
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