6、档案价值及利用情况。
附件2:
浦东新区《归档文件整理规则》实施细则
本细则适用于2004年以后(含2004年)形成的档案
一、依据
根据《
中华人民共和国档案法》、《
上海市档案条例》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)结合浦东新区文书档案管理工作实际,制定本实施细则。
二、整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
三、归档文件材料的质量要求
(一)归档文件材料应齐全完整。已破损的文件应予修复,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
(二)整理归档文件所使用的纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、归档文件材料的整理方法
归档文件以“件”为单位进行整理。一般每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
(一)归档文件的装订
归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序,一般为正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字文本在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。
1、永久和长期保存的文件材料要去掉金属物,短期保存的文件材料可以不拆钉。一份文件页数少于10页的薄件,可采用缝纫机在文件的左上角轧边,厚件在文件左侧采用三孔一线的装订方法。大于A4纸的文件,按A4纸尺寸标准进行折叠。小于16K纸的文件要进行裱糊,原件裱在A4空白纸的右上角,上边和右边与A4纸对齐。
2、其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
(二)归档文件的分类
归档文件材料采用年度-保管期限分类法。同一个全宗的分类方案应保持相对稳定。
1、按年度分类
(1)将文件按其形成年度分类,一般应以文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。
(2)计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,按文件签发日期判定文件所属年度。如2000年形成的《2001-2005年工作规划》,归入2000年度;2003年形成的2002年度总结,归入2003年度;2003年制定、2004年生效的法律法规文件,归入2003年度。跨年度形成的会议、案件等文件,归入办结年度。