（四）题名：即文件的标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的，应根据需要自拟标题，并加“ ”号。
（五）日期：文件的形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“．”号，如1995．9．20。
（六）页号：卷内文件所在之页的编号。每件文件应打印所在页的起号，最后一件写上起止页号，中间用“／”连接。
（七）备注：留待对卷内文件材料变化情况作说明之用。
九、填写卷内备考表
卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，一般可填写本卷共几件，计几页，如：本卷共叁件，计捌页。并将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应置卷尾。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，立卷完成后发生或发现问题，由有关档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：由责任立卷人签名。
检查人：由案卷质量审核者签名。
立卷时间：填写完成的立卷时间。
@ 十、案卷封面
案卷封面应按规定逐项打印，封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。封面使用打印机打印，要求体式一致，文字简练。具体要求是：
（一）案卷封面中的第一长方格内打印全宗名称，全宗名称相当于立档单位的名称，填写全宗名称必须使用全称或规范化简称。
（二）第二长方格内应打印组织机构或类目名称，类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称，在一个全宗内应按统一的标准分类，并保持分类体系的稳定性。
（三）第三大格填写案卷标题，并做到：
1、案卷标题一般应包括责任者、内容、文种等内容，并做到简明确切，字数不超过50字。
2、案卷标题格式打印时离上线1．5公分、左右沿线1公分、首行应空2格。
（四）起止年月指卷内文件的最早时间至最迟时间，使用阿拉伯数字。
（五）无论装订或不装订的案卷，均要打印件数、页数，使用阿拉伯数字。
（六）保管期限分为永久、长期、短期，档号、卷背用4号阿拉伯数字打印。
（七）件、页数：装订的案卷要打印总页数，不装订的案卷要打印本卷的总件数。
（八）归档号：打印文书处理号。
（九）档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：新区档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：根据全宗内档案整理状况按不同年度、不同保管期限、不同组织机构编制大流水号，在同一全宗内目录号不得重复。
案卷号：同一目录内按案卷的排列顺序编制大流水号，同一目录内案卷号不得重复。
