（一）凡移交进馆的档案材料，其书写文稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水。
（二）凡移交进馆的档案材料，其文稿必须使用Ａ4或16Ｋ标准纸（统计报表、名册等文件材料除外）。不符合标准用纸的，必须经过粘贴或折叠才能装订。
三、档案分类清楚、前后保持一致
（一）同一全宗内的档案必须根据统一标准分类，文书档案、会计档案和特殊载体档案作为一个整体。各门类之间界限清楚、层次分明、归类准确。
（二）立卷应遵循“按文件自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件保存价值，便于保管和利用”的原则，并区分文件的不同价值。
（三）文书档案一般按年度－保管期限－组织机构（或问题）制定统一的分类方案，分类应保持前后一致，不能随意变动。科技档案分类应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》；会计档案应按照财政部和
国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》执行。
（四）分类应做到“四分开”。一是分清年度，将文件按其形成或针对的年度分开，注意跨年度文件的归属；二是分清保管期限，文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种；三是分清机构，将文件按其形成机构或承办部门分开；四是分清问题，将文件按其内容所反映的问题分开，注意区分文件间的紧密联系。
四、立卷的具体要求
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件均应齐全完整。
（二）同一类型的文件，即一个问题、一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件要保持内在的有机联系，作为一个整体立卷；正件与附件、正本与定稿、批复与请示、转发件与被转发件、复文与来文，均应保持密切联系，放在一起立卷。
（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
（四）本单位文件与外来文件，非紧密联系的，要分开立卷。
（五）文件和电报要按其内容的联系，统一立卷。
（六）录音带、录像带、影片、照片等声像档案，应与文书档案统一整理，单独编目，分别存放，声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，并在案卷目录和卷内目录上注明参见号，以保持相互联系和便于查找利用。具体要求另行制订。
（七）缩微胶片按照《档案缩微品保管规范》（ＤＡ／21－1999）进行规范整理、编目，与有关纸质档案分别存放。
