（二）转出档案的要求和程序
1.转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。
2.档案转出前，按规定的收费标准结清人事代理服务费。
3.高等院校、中职学校毕业生，实习期满的，应办理完转正定级手续及调整档案工资后再办理档案转出手续。
4.办理档案转递手续，开具档案转递单（见附录3）。办理调动的开具人事关系转移介绍信（见附录4）。档案密封盖章后通过机要邮寄或交由办理单位调转人员转递。
5.接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理单位。如调出一个月后没有收到回执，原档案管理单位须查询确认对方是否收到档案。
三、流动人员人事档案材料的收集与整理
（一）档案材料的收集
1.收集内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字〔1996〕14号）收集流动人员人事档案材料。
2.收集要求。定期收集新形成的材料，及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案，要建立登记制度，主动与存档人员或其所在单位联系，督促其补充材料。
3.材料要求。
（1）归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查的，应有单位盖章。
（2）归档材料使用16开规格的办公用纸，材料左边留出2～2.5CM装订边。
（3）归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
（4）归档材料应为原件，特殊情况存入复印件的，应与原件核对相符后加盖公章。
4.归档要求。材料形成后，要及时归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。对符合归档要求的材料，要登记后归入档案；对不符合归档要求的材料，要及时通知材料形成单位补送或补办手续。
（二）档案材料的整理
1.整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精练、实用的要求。
2.材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全，要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。
3.材料分类。
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考察、考核材料；
第四类：学历、学位、培训、专业技术情况等材料；
第五类：政审材料；
第六类：加入党、团组织材料；
第七类：表彰奖励材料；
第八类：处分材料；
第九类：录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职辞退、工资、福利待遇、各种代表会议和出国（境）审查材料；
第十类：其他可供参考有保存价值的材料。
4.材料编目。要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。
5.复制与加工。材料载体变质、字迹褪色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。
6.材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除，然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实。
四、流动人员人事档案的保管与保护
（一）保管的基本要求
1.应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。
2.应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。
3.要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。
4.库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、10年以上未补充材料档案、出国人员档案等要分别登记管理。
（二）保护的基本要求
1.防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标；应安装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备；档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。
2.防潮要求。档案库房内应安装湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备，相对湿度控制在45%～65%。
3.防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。档案库房内不得存放食品和易爆物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。
4.防盗要求。档案库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。
5.防光要求。档案库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时，需有紫外线过滤措施。不宜采用自然光源，应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。
6.防高温要求。档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，温度应控制在14℃～24℃。
五、流动人员人事档案查阅
（一）查阅档案范围
1．公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要可查阅有关人员的档案；
2.设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党（团）、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案；
3.用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。
（二）查阅要求
1.查阅单位应持有效单位介绍信及身份证件查阅。
2.查阅档案应在档案查阅室或指定的地方查阅。
