根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
归档文件应完整、准确、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。
勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位(业主、项目法人)归档的文件,应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。
外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第十三条 项目文件的归档审查工作,施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经项目建设单位(业主、项目法人)确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位(业主、项目法人)档案管理机构。
第五章 项目档案的验收
第十四条 档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。
第十五条 项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
第十六条 项目档案验收的组织:
(一)市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;
(二)跨市、区项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;
(三)区属项目,由区档案行政管理部门组织项目档案的验收;
(四)市档案行政管理部门对项目区主管部门档案机构、区档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目区主管部门、区档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导,必要时可组织预检。
(五)市及各区档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在佛山市内的国家、省重点项目的档案管理工作。