三是各县政府办公室负责电子公文传输系统的管理工作，做好技术维护和保障工作，配备专职的维护工作人员，及时处理电子公文传输系统运行中出现的问题，确保按时正常收发电子公文；州属各单位要指定专人操作，确保及时接收和发送电子公文，工作日要保证每天上、下午各上网一次，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。系统正式运行取消纸质公文后，凡因不按时开机或上网而耽误收取电子公文、会议通知等造成误事的，责任由接收单位负责。凡是联网计算机出现故障或网络非正常运行的，要采取必要的应急措施，并及时报告州政府办公室。请各单位认真填写 《电子政务信息平台信息登记表 》（附件3），将分管此项工作的单位领导和负责此项工作人员的姓名、办公室电话、移动电话登记并加盖单位公章后于 6月12日前报州政府信息科备案 （联系人：拜玉霞，联系电话：0973-8722147）。如人员和电话号码变更，要及时通知州政府办公室信息科。
四是各地、各部门和相关单位的电子印章由州政府办公室统一制作、颁发，不得擅自制作使用，对电子印章的管理等同实物印章；电子公文传输系统的加密狗设备是阅读和打印红头红章公文的关键设备，必须安装在收发电子公文的专用计算机上，由专人进行管理。加密狗已统一配发给各单位，每个单位只有一个加密狗，不得从第三方购买加密狗增加电子公文收发点。电子公文的归档按照国家档案管理部门的有关规定执行。
五是在州政府办公室发文范围之内但目前尚未联入州政府内网的单位（名单见附件2），要加大工作力度，尽快与州政府办公室信息科、州电信分公司联系，务必在2008年6月底完成与州政府内网的联网工作，尽快实现与州政府及相关单位的电子公文传输。
三、两个系统的访问方式。
两个系统统一通过州政府专网网站进行登录。在网站首页 （http：//hn.qh.gov.cn）用户登录栏内输入本单位的帐号和密码并进行成功登录后，点击办公专区栏中的相应栏目后即可进入相应的系统。各县、各部门的帐号和密码已发送到单位，请妥善保管。各县、各部门在收到帐号和密码并成功登录后，请及时修改密码，方法是：在专网网站登录后，点击用户登录窗口中的 “修改个人信息 ”按钮，进入个人信息修改界面后修改密码。
四、进度安排。2008年6月1日至2008年9月30日为电子公文传输系统试运行阶段。期间州政府办公室同各县、各部门和相关单位之间的公文传输实行双轨运行，即纸质公文和电子公文同时传递，各地、各部门在传送纸质公文的同时通过系统传输电子公文，并及时进行来文签收工作；2008年10月1日起，州政府办公室将根据运行情况，逐步取消下发各县、各部门密级以下纸质公文，同时停止接收各地、各部门上报州政府的纸质公文。
