(四)使用单位被合并的，如需继续沿用合并前其中一个单位的名称，则以该单位名义向市府办公厅提出申请，在交换系统中保留该单位名称，对其他已撤销的单位名称按本条第(二)项办理；如合并后启用新单位名称，则按本条第(一)项办理注册手续， 同时注销原使用单位名称及电子印章。
第四章 电子公文的制作
第十九条 电子公文的公文格式、行文规则、发文办理要求与纸质公文相同，行政机关的电子公文必须符合《
国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》的要求；其他单位的电子公文必须符合其所属系统的公文处理及公文格式规范要求。
第二十条 使用单位应对其制作形成的电子公文负责，拟发出的电子公文应当经本单位文秘部门复核把关后，再对外发送。文秘部门复核的重点是： 电子公文有无夹带涉密文件； 电子公文版头有无缺失；是否加盖电子印章、印章加盖是否正确；附件是否齐全、正确；版记栏是否放置在公文的最后一面；除版头外公文字体颜色是否统一为黑色；扫描件是否清晰、有无歪斜，报请发文的是否附上可编辑的代拟稿电子文档。
经复核，文秘部门对不符合要求的电子公文应进行删除，并按规范重新制作。
第二十一条 电子公文的附件应完整、正确、清晰。附件的制作应当做到：
(一) 电子公文的正文和附件合并在同一个CEB(不可更改的电子公文格式)文件中，并使用统一版本的制作和阅读软件。
(二) 电子公文附件如带有图像，应将图像与文字统一在文档编辑软件中进行排版，并在确保浏览正常、可读的前提下，对图像进行压缩处理。其中扫描件的要求如下：
1．图像不歪斜(版心不斜，误差不超过2毫米)，其清晰度、失真度符合正常阅读习惯。
2．图像幅面不超过A4纸。其内容以文字为主的，应扫描为黑白二值图像，扫描分辨率不高于100dpi(点每英寸)； 内容以图像为主的， 扫描分辨率不高于 200dpi。
(三) 电子公文附件大小不应超过交换系统的发送限制。
第五章 电子公文发送与接收
第二十二条 电子公文发送单位在工作日每天应当对所发电子公文的接收情况进行查询，发现电子公文未正常接收的，应主动与接收单位联系。
第二十三条 接收电子公文的单位应当对所收公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不符合接收要求的电子公文可退回发送单位， 同时在退文中需附上退文说明并电话告知发送单位的文秘部门。发送单位应对被退回的电子公文及时接收处理，在公文退回后的工作日4小时内重新修改后发送。
第二十四条 电子公文接收时间：工作日17：00前到达收文单位系统的电子公文，视作当日来文；17：00后到达的电子公文，视作下一个工作日来文(急件、特急件在17：30前到达的视作当日来文，17：30后到达的视作下一个工作日来文)。上述时间以系统记录时间为准。
对急件、特急件的公文应及时接收处理。对不能正常接收的电子公文，接收单位应及时与发送单位联系解决。
第二十五条 除市政府下达紧急事项外，电子公文交换原则上适用于工作时间。
通过交换系统发送急件、特急件，必须同时发送短信通知，并在短信中注明公文标题、联系人、联系电话(包括办公电话号码和手机号码)等相关信息；会议通知类公文，还应注明开会时间。
