3．按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。
4．按机构或问题分类。
5．按保管期限分类。
（四）把通过分类的电子文件排序后填写必要的著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
（五）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
第五章 移交与保管
第十七条 电子文件的形成部门将属于归档范围的电子文件与纸质文件同时向档案部门归档，电子文件归档移交前，各承办（业务）部门应检查本部门的电子文件的真实性与完整性，移交时应做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
第十八条 档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案部门要检验好承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和100％的准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。
第十九条 接收入库的电子档案，每两年要机读抽检一次，抽检率不低于40％，发现问题及时补救。
第二十条 随着计算机技术和设备的发展更新；库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
第二十一条 磁性载体上的归档电子文件，一般情况下，磁带、磁盘每4年复制一次，需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。
第二十二条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术等手段：归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的器具中，温度控制在14-24℃；相对湿度控制在35％～60％；距离强磁物10米以上；隔离有害气体。
第六章 利用与销毁
第二十三条 归档电子文件的利用应注意以下事项：
