第四章 电子文件的归档方式
第十三条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档：
（一）逻辑归档：将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器存储器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
（二）物理归档：指经过归档处理的电子文件，卸载到载体上实行脱机保存的过程。
各单位在开展此项工作的初期，应以物理归档为主，待条件成熟时可实行逻辑归档。
第十四条 具有稳定可靠的网络环境、严密安全管理措施和对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的单位，可实施逻辑归档，电子文件逻辑归档基本要求是：
（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限。
（二）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明一定的标识。
（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采取磁盘镜像备份措施。
（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据，即关于数据的数据，文件的上下文关系和结构一起保存。
（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统设备更新时，必须制订严密的数据转换措施，确保数据准确无误运行于新系统。
（六）档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并记录在案。电子文件归档后，网络管理人员要及时清理网上的复制件。
第十五条 使用单机、局域网条件有限的单位，其电子文件的归档宜采用物理归档方式，基本要求是：
（一）档案部门应与业务部门一起制定电子文件物理归档计划。
（二）业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时标注相应的标记。
（三）应把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。
（四）办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。
第十六条 物理归档整理工作过程：
（一）检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件，应注明是否已经查毒和杀毒处理。
（二）档案部门应拒收含有2000年问题隐患的数据文件。
1．按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件。
2．按文件类型分：计算机程序数据文件。
