第九条 档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用的计算机系统的安装、操作、复制等技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第三章 归档范围与保管期限
第十条 电子文件的归档范围参照纸质文件，并有以下类型：
（一）信息类型：
1．字处理文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，应注意收集，并必须落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；对特别重要文件的历次草稿如有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。
（2）正式电子文件：将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明，并注意重点收集。
2．图像文件：指用扫描仪等设备获得的静态图像文件，如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。
3．图形文件：指利用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性、易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
4．影像文件：指用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩计算方法和软件。
5．声音文件：指用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
6．多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包括前面所示的两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。 7.数据库文件：指利用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
（二）环境类型：
1．计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。
2．数据文件：指用计算机软、硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。
（三）载体类型：光盘、磁盘、磁带等介质。
第十一条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理，特别是实行无纸化办公单位，电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载制作备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件一并归档。
第十二条 归档电子文件的保管期限和密级划分，参照国家纸质文件材料保管期限与密级划分的有关规定执行。
