河北省档案局关于开展省属单位档案资源调查的通知

省直各部门，省属省管企业、省属各高校：

　　为了整合档案资源，进一步加强国家档案资源建设，更好地发挥档案“资政惠民”的作用，省档案局决定对省属单位档案资源进行一次大调查，现将调查的有关问题通知如下：

　　一、调查的意义

　　一是整合档案资源，加强国家档案资源建设，是落实档案法律、法规的要求。《档案法》第六条、第七条、第八条分别明确了各级各类档案机构的职责，第六条规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。” 第七条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。” 第八条规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”《档案法》第十一条规定了移交档案的范围，“机关、团体、企业事业单位和其他组织，必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”《档案法实施办法》第十三条明确了移交档案的期限“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。”《河北省档案工作条例》也对档案的收集管理提出了明确要求。第四条指出“档案是国家和社会的宝贵财富，维护档案的完整、准确与安全是一切单位和个人的义务。”第十二条规定“地方国家综合档案馆按县以上行政区划设置，负责管理多种门类的档案并向社会提供利用。其收集档案的范围由同级档案行政管理部门规定。”第十七条规定“反映本行政区域重大政治、经济、科学、技术、教育、文化、宗教等活动的档案，是重点收集和保管的档案。”第十八条规定“列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起十五年，向省综合档案馆移交。”“因特殊情况需要提前或者延长档案移交期限的，应当经同级档案行政管理部门同意。”上述法律、法规对各级各类档案部门的职能、档案的收集范围、收集重点、档案的移交期限等问题规定的十分明确，是档案资源整合的法律依据。

　　中央有关领导及国家档案局领导也曾多次强调整合档案资源和加强国家档案资源建设的重要意义。去年12月12日，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志专门就安徽省整合档案资源的做法作出重要批示，批示指出：“整合档案信息资源，创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措。安徽省档案部门认真探索建立国家档案管理利用新模式的做法值得肯定。各地档案部门要认真学习借鉴这一成功经验。要坚持以科学发展观统领档案工作全局，解放思想，实事求是，与时俱进，科学整合并合理开发档案信息资源，进一步发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。”在去年12月14日召开的全国档案局长会议上，国家档案局局长毛福民同志在工作报告中指出“各级档案部门要高度重视档案信息资源建设，要从更好地服务于全面建设小康社会这一目的出发，探索符合本地区实际的区域性档案信息资源整合形式，科学整合本地区经济、政治、科技、文化等领域的档案信息资源，更有效地为党委、政府、社会各界和人民群众服务。各职能部门形成的专业档案，具有数量大、种类多、专业性强和时效性强的特点，这些档案在国家经济建设和社会各项事业中具有重要作用，是国家档案资源的重要组成部分。要重点研究专业档案形成和管理的特点，合理划分和确定其流向，保证国家档案信息资源得到最合理的配置和有效利用。”

　　二是整合档案资源，加强国家档案资源建设是改善馆藏结构，丰富馆藏内容，增强省本级档案服务功能的现实需要。由于种种原因，建国以来除撤销合并单位的档案接收进馆之外，省档案馆接收范围仅限于省直机关所形成的应进馆的档案，而且部分单位已到进馆期限的档案由于省馆面积所限，16年没有接收进馆，造成这些单位不断扩充库房和装具，工作量也相应增加，不堪重负，在今年河北省档案工作会议上一些档案人员对此提出意见和要求。属于法律、法规规定的企业事业单位形成的对国家和社会具有保存价值的档案自建国以来则一直没有接收。因而造成省档案馆馆藏结构单一，门类不全，数量较少，满足不了社会各界的需求，新形势的需要和档案资源的相对不足，已成为一对尖锐的矛盾，束缚着档案事业的进一步发展。丰富的档案资源是立馆之本，是实现档案馆服务社会功能的基石，是档案事业发展的有力支撑。只有把该接收的接收进来，拓宽馆藏档案门类，优化馆藏结构，丰富馆藏内容，才能使档案馆真正建设成为“档案安全保管基地、利用档案开展爱国主义教育的基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心。”

　　三是省属单位档案资源调查是科学整合档案资源的基础和必然环节。省属单位数量多，性质、职能各异，形成的档案林林总总数量巨大，其中许多档案独具特色，甚至独一无二。这些档案作为历史记录，纵连各个历史阶段，横贯自然和社会各个领域，记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，凝聚了人们的智慧和精神，含有大量的原始信息，具有无可替代的价值，与社会各界、与广大人民群众息息相关。这些档案其中大量地需要接收进馆而未有接收，长期存放在各个单位，加大了单位的负担，同时由于单位领导和档案人员经常变动，保管条件有好有坏，也容易造成档案的散失或损毁。对这些档案进行整合，把该接收的接收进馆，不仅档案的安全保管得到有效保障，而且可以聚集更加丰富的档案资源在更高的层次上、在更广泛的领域上为党和政府的工作大局服务，为社会各界和广大人民群众服务。省属单位到底形成多少档案？其中有多少档案对国家和社会具有保存价值？有没有珍贵档案？今后如何更加有效地开发数量如此巨大的档案信息资源等等，由于多年来没有对省属单位档案资源状况进行调查，底数不清，情况不明，因而也就无法就整合档案资源和有效开发利用档案信息作出科学决策。

　　综上所述，可见整合档案资源意义深远，势在必行，而整合档案资源必须以档案资源调查为基础。我们下决心进行这次省属单位档案资源大调查，正是基于上述认识。这次调查，是全省档案资源大调查的第一个战役，是今年省直单位档案工作的重中之重。由于涉及单位多，调查任务重，时间要求紧，质量要求高，因此，各部门要切实引起重视，大力支持，积极配合。省直机关所属单位调查统计由主管机关负责指导和把关，这是这次调查统计的重点环节，工作量很大。特别是所属单位较多的部门，要指派专人负责，及时转发文件，抓紧部署和培训，采取措施，加大督促指导力度，提供必要的条件，确保这次省属单位档案资源大调查如期完成。省档案局将把这次省属单位档案资源大调查作为今年省直单位档案工作评先的一项重要内容，年终进行总结表彰。

　　二、调查的范围

　　按照《档案法》及《河北省档案工作条例》等法律、法规的规定，凡省属单位（包括省属省管及代管企业、省属高等院校）、驻石中央与地方双重领导的单位所形成的各种门类、各种载体的档案都在调查之列。

　　三、调查的具体要求

　　1、认真填写调查统计报表。为统一填报内容和项目，方便各单位填报，我们设计了几种不同类型的统计报表，省直机关填写《省级机构档案资源调查统计表》；省直机关所属单位填写《省级机构所属单位档案资源调查统计表》；省属省管及代管企业填写《省属省管及代管企业档案资源调查统计表》；考虑到省属高等院校档案数量多及档案分类的特殊性，专门设计了《省属高等院校档案资源调查统计表》；执行机关档案分类模式的高等院校、非生产性省属省管及代管企业可填写《省级机构所属单位档案资源调查统计表》；单位档案分类多于同类型调查统计表分类项目设计的，可在其它类中填写；省属单位数量多，性质、职能以及形成的档案门类不尽相同，调查统计表与单位形成的档案门类不相符的也可根据单位档案门类实际情况自行设计调查统计表。

　　2、省属省管企业所属分公司、省属的林管局、自然保护区管理局、处下属林场、省属高等院校下属的学院，其调查统计由集团公司、林管局、自然保护区管理局、处、省属高等院校负责收集汇总，连同本身的调查统计合为一处汇总后上报。

　　3、调查统计表报送时间及要求。所有接受调查的单位，需上报一套纸制报表和建国前档案文件级目录登记表（没有建国前档案的不报）以及相同内容的软盘一张。各单位上报的统计报表需经单位分管领导审核签字。省直机关、双重领导的单位、省属省管及代管企业、省属高等院校直接报送省档案局调查组；省直机关所属单位调查统计报表首先报主管机关审核，然后由主管机关集中上报。报送时间：省直机关、双重领导的单位为6月30日之前，省属省管及代管企业、省属高等院校为7月10日之前，省直机关所属单位为7月15日之前。

　　四、组织领导

　　为加强省属单位档案资源调查的组织与领导，省档案局成立省属单位档案资源调查领导小组。

　　组长：省政府副秘书长、省档案局局馆长冯世斌；

　　副组长：副局馆长李量、副局馆长耿树伟。

　　领导小组下设办公室和15个调查小组，办公室主任由省直业务指导处处长张彦河担任。各调查组采取包系统、包单位的方法，任务到组，责任到人，各负其责，一包到底。主要任务是对所分工单位的调查统计工作进行监督检查指导；负责收集审核所分工单位的调查统计报表，并在统计表上签字以示负责。

　　各单位在调查统计中遇到问题，可与省档案局调查组联系，共同协商解决。

　　附件： 1、省档案局调查组分工情况一览表（略）

　　2、建国前档案文件级目录登记表

　　3、省级机构档案资源调查统计表

　　4、省级机构所属单位档案资源调查统计表

　　5、省属省管及代管企业档案资源统计表

　　6、省属高等院校档案资源调查统计表


　　附件2：建国前档案文件级目录登记表

序号	文　 件　 题　 名	形成时间	文件作者	破损程度	备 注

　　附件3：省级机构档案资源调查统计表

　　单位名称：　　　　 所属单位：　　　　 个，　　　　　 填报人：　　　　　　单位领导签字：

数　　　门 量　 类 年度

分期限合计

文书档案

业务档案

会计档案

基建档案

其他档案

总数

永久

长期

短期

永久

长期

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件

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建国前

1950-1986

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

合　计

照片档案：　　　　　　张

音像档案：　　　　　　　　　盒

电子档案：　　　 盘

设备档案：　　　　　　　　卷

资　料：　　　　　　　　 种，　　　　　册

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