6、行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。
7、证据：主要包括书证、物证、视听资料、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录。
8、时间：本标准所称的时间要具体到年、月、日、时、分。
9、地点：本标准所称的地点要具体到市、区（县）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、队。
一般程序处罚案卷标准
一、实体标准
实体标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本标准和要素，包括：主体、事实、适用法律和程序。
（一）主体合法
1、处罚主体合法
（1）实施行政处罚的部门具备行政处罚的主体资格，并领取罚没许可证；
（2）实施的行政处罚符合法定权限；
（3）法律文书中，印章使用符合《
行政处罚法》和《
河北省行政执法和行政执法监督规定》的有关规定；
（4）履行行政执法任务的人员必须是行政执法人员，持有合法、有效的行政执法证件。
2、被处罚主体认定准确
（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。对不满14周岁的人和精神病人在不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚；且在案卷中应有证明被处罚主体资格的材料。
（2）被处罚主体必须是违法行为的当事人；
（3）法律文书中，被处罚主体应当使用全称，且前后一致。
（二）事实清楚、证据确凿
（1）法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；
（2）能够准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果；
（3）卷内证据应当合法、有效，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。
（三）适用法律正确
（1）作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
（2）法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；
（3）当事人的行为必须是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的违法行为；
