淄博市卫生局关于做好淄博市卫生局公文交换系统启用准备工作的通知
（淄卫字[2009]290号）
各区县卫生局、高新区卫生处，市属医疗卫生单位，市管医院，局机关各科室：
为降低行政成本，推进节约型机关建设，提高公文传输效率，推动电子政务信息化建设，经研究，决定近期启用淄博市卫生局公文交换系统。系统启用后，各类纸质公文和会议通知将不再下发。为保障系统的安全、正常运行，市卫生局将于近期召开启用公文交换系统动员培训会议（具体时间另行通知），并制定了《淄博市卫生局公文交换系统管理暂行规定》，请各单位认真贯彻执行。请各单位将《淄博市卫生局公文交换系统实施情况调查表》于11月12日前报市卫生局信息中心。
附：1、淄博市卫生局公文交换系统管理暂行规定
2、淄博市卫生局公文交换系统实施情况调查表
二〇〇九年十月二十九日
淄博市卫生局公文交换系统管理暂行规定
一、淄博市卫生局公文交换管理系统（以下简称公文交换系统）主要功能包括：市卫生局公文、会议通知等下发及查询管理，收文单位公文、会议通知等接收与查询及与会人员上报管理等。
二、公文交换系统启用后，不再下发纸质公文。
三、公文交换系统由局办公室负责电子公文的制作、审核、发送；市卫生局信息中心负责系统的运行、维护和日常管理。
四、凡涉密文件资料、私人文档等与工作无关的电子公文和信息，不得利用本系统进行传送。
五、公文交换系统传送的文件格式为PDF格式的电子文档，其他类文档为PDF、Word或Excel格式。电子公文发送时要正确选择或填写公文的标题、类型、文号、正文等内容，确保公文的规范、及时和安全。
六、电子公文发送后，发送人应及时检查接收单位的收文情况，对未及时收文的，应通过电话、短信等方式予以提醒，确保收文单位及时接收。紧急公文，通过短信平台及时通知接收人。
七、电子公文发送后，如发送的电子公文有误，发送人员应及时回收。无法回收的电子公文，经局办公室主任签字后，由市卫生局信息中心负责回收。对已签收应回收的公文单位，发送人要及时通知接收单位将应回收公文予以销毁。
