四、印发和归档
1、以局党组名义印发的公文要符合党委系统公文格式的要求，以局名义印发的公文要符合国家行政机关公文格式的要求。
2、以“郑统党组”、“郑统组”代字印发的公文，由人事处负责登记、存档；以“郑统”、“郑统办”、“郑统文”、“郑统函”代字印发的公文，其登记、存档工作由办公室负责，主办部门或单位负责校对、装订、分发；其他代字公文则分别由主办部门或单位登记、存档。年终将立卷公文编好目录，于第二年第一季度前移送档案室，经档案管理人员验收合格后，交接双方应办理登记手续，写明交接人员姓名、日期。
3、文件归档的范围：本局收发文电；会议文件、党组会议、局务会议、局长办公会议记录；重要的信函、照片、录音和反映本局重要活动的有关材料等须归档。内容没有查考价值的、重复的公文不必存档。存档公文一般只存一份；重要的，经常查用的公文，应存二、三份。公文的底稿，一般只保留定稿，重要的收其历次草稿一并归档保存。
本局与其它机关联合印发的公文，如本局系主办单位，应将底稿和印制件归档；如本局系会签单位，也应将底稿复制件和印制件归档。
4、文件归档的原则和方法。要正确反映本局主要业务工作情况和历史面貌，便于保管、查找和利用。按照本局工作的规律，公文之间历史的联系，不同的保存价值和保管期限的有关规定，确定永久、长期、短期等三种保管期限，根据发文内容、时间和发文单位等公文特征分类整理、立卷。绝密、机密文电应与一般文电分别归类存档。
5、文件归档的步骤：平时要坚持做好文件的收集和分类工作。公文印发后，及时将原稿（底稿、定稿）、印制件归入卷夹。没有查考价值、不需存档的公文，应另设卷宗存放，年终集中销毁。个人不得保存应归档的公文。
五、收文和分办
1、机要员收到文电后应及时登记，附贴公文处理笺，送办公室主任或副主任阅批，按照拟办意见，送局领导阅示，并及时通知有关部门或单位领导阅办。重要文、电要随到随送，不得延误。
2、各部门或单位传阅、办理公文，要认真负责，提高效率和质量，不得压误、拖延。
3、凡已送局领导阅示或部门、单位办理的公文，由办公室负责检查催办；紧急公文，要及时催办检查，防止漏办、压误。
