10．案卷归档及时。
附件2：
《农业行政处罚案卷评查标准》有关问题的说明
一、关于《评查标准》整体结构的设置
本标准从整体结构上分为两部分。第一部分为总则，对制定依据、适用范围、评查内容和评分办法进行了说明，以便于对评查标准的理解和把握。第二部分为具体评查标准，将评查标准根据重要程度分为基础标准和文书规范标准两部分内容。基础标准是行政处罚行为是否合法、能否成立的基础性标准，主要包括：主体是否适当；事实是否清楚；主要证据是否具备；适用法律是否准确；程序是否合法等内容。文书规范标准主要是在行政处罚案卷制作过程中出现的一般规范性问题，包括卷内文书的基本要素是否齐备、填写是否规范等内容。
二、关于具体评分标准的设定
基础标准中规定的要素是案卷合格的最低要求，不设具体分数，但不符合其中任何一项基础标准内容的，判定该案卷为不合格卷。这是因为，本部分标准所涉及的内容是实体问题和重要法定程序问题，关系到案件本身是否成立，或者行政处罚决定是否合法有效，一旦出现此类问题，将有可能在行政复议中被撤销、变更或者确认违法，或在行政诉讼中导致行政机关败诉。
文书规范标准采用百分制的评分方法，本部分标准所涉及内容是在具体制作行政处罚文书过程中的技术性要求，直接关系到案卷的质量，但不属于实体和严重法定程序问题，因此每项设定具体分值。本部分标准对文书的基本要素是否齐备、填写是否规范进行量化评定，对不具备基本要素的，扣除相应分值，最后余分即为案卷得分。
三、关于文书规范标准中的阶段划分
经过一般程序查处的案件，处理过程可以依据时间的先后顺序分为四个阶段：立案阶段、调查取证阶段、审查决定阶段、送达和执行阶段。整个案件处理完后，还要将案卷归档。虽然农业行政处罚文书有近二十种，但都可按照性质分别归属到上述几个阶段。其中立案阶段评查1种文书，调查取证阶段评查4种文书，审查决定阶段评查6种文书，送达和执行阶段评查4种文书，在案卷归档阶段设定10项评查内容。
在文书规范标准中按阶段进行划分的主要意义在于，一是对于整个行政处罚案件，不同阶段的意义和重要性有所区别，因此所占分值应有所区别；二是虽然农业行政处罚文书有近二十种，但不同的案件可能需要用到的文书不完全相同，而所有经过一般程序查处的案件，都要经过四个处理阶段和最后的归档，因此案卷的质量应归结于各个阶段的办理质量。
