（八）凡市直各部门需以市政府或市政府办公室名义发的会议通知，各部门拟好通知稿后到市政府办公室第一秘书科统一登记并分流到职能科（室）按公文办理程序办理。
（九）所有打印的文件材料要环环把关，确保质量，成品件文字差错率要控制在2‰以内，并做到清晰美观，无错装漏页。
（十）上级机关的文件，除绝密和注明不准翻印外，经市政府领导或秘书长批准，可以翻印和复印。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数、分发范围。密码电报不得翻印、复制，不得 密电明复、明电密电混用。复印件作为正式文件使用时，应加盖复印机关公章，视同正式文件妥善保管。
（十一）市政府和市政府办公室所有正式文件除会议纪要外都必须用印。联合上报的非规范性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。对单一机关行文和两个单位联合发文，落款处如盖印章，发文机关名称可省略；三个以上单位联合发文，所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上。用印要注意上不压正文、下要骑年盖月。凡需用市政府印章，需经市长、副市长、秘书长、副秘书长（须经授权）同意，凡 需用市政府办公室印章，需经秘书长、副秘书长同意。文稿上（包括传真电报）凡无领导人同 意发文（电）的批示，不得用印。领导人签发的文稿原件同时用印，以示该文件已正式印发。
第二十八条 发送。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
（一）文件的发送实行“按需发文”的原则，只发给与该工作有关的单位，不按单位的级别、政治待遇发文。
（二）市政府和市政府办公室的文件缮印、校对、用印后，承办科（室）负责协助第二秘书科装订、分封，最后由收发室统一发送，特殊情况也可以由承办科（室）直接发送。公文发送必须及时，平件一般应在1─3日内发出，急件应随到随发或在要求的时限内发出。发送急件的信封应分别标出“急件”、“特急”或“会议通知即到即送”的字样。
（三）凡新成立的机构需要发给文件时，必须由该机构向市政府办公室提出申请，经批准后方可发给文件。
第五章 办结
第二十九条 各承办科（室）对已经处理过的文件，要定期于每周星期一上午进行清理检查，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。并将清查情况报分管办文的领导及第一秘书科。第一秘书科要做好督办工作。
（一）确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已办结文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下：
