二、正确使用公文文种
各单位向市卫生局请示或报告事项等，一般应以正式公文的形式报送，可使用“请示”、“报告”、“意见”文种，不得出现“说明”、“建议”、“对策”等法定公文文种之外随意创造的文种，也不得将“请示”和“报告”合用出现“请示报告”等。
“请示”适用于向市卫生局请求指示、批准；请示事项应具有充分的政策、法律依据，有关附件要齐全，便于决策；“请示”的内容应做到“一文一事”，不能在一个“请示”中请示多个事项；“请示”应在成文日期左下方加括号标注联系人姓名和电话，联系人一般以本单位经办部门负责人为宜。
“报告”适用于向市卫生局汇报工作，反映情况，答复市卫生局的有关询问；“报告”要做到情况属实、表述准确、条理清楚、文字精炼，“报告”中不得夹带请示事项。
“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。
三、严格执行公文格式标准
各单位向市卫生局报送的公文格式应参照国家质量技术监督局1999年12月27日批准，2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）执行。报送的公文一般应包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分；如不需要，秘密等级、保密期限、紧急程度可不标注；报送的公文一律标注签发人并加盖本单位印章。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号；标题中使用介词“关于”时，只能出现一次。
四、规范使用公文用语
公文文字应精炼准确，行文开门见山，篇幅力求简短。各单位报送市卫生局的公文，正文一般应控制在3000字以内。引用人名、地名、时间、数字等及引文时应准确，标点符号的用法应符合国家发布的标准，计量单位和数字用法应符合国家主管部门的规定。要强化在公文中依法使用国家通用语言的意识，在起草公文时自觉使用规范汉字；公文中一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括号方式注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。公文中要避免使用抒情性、描写性语言和拟人、夸张、渲染等修辞方式，确保公文的严肃性。
