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（四）发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、横线上方居中；只用发文机关名称或规范化简称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧；上行文标注在横线上方左侧。
机关代字应保持稳定，不可经常变动；年份应标公元全称，去掉“年”字，并用六角括号 “〔〕”括入；年份和序号一律使用阿拉伯数字；序号前一律不加“第”字和虚位“0”。
（五）上行文应注明签发人姓名。签发人姓名标注在发文机关标识之下、横线以上、与发文字号平行的右侧位置；同时，发文字号移到左侧。联合上报的公文，要同时注明会签人姓名，其中，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。电报都应注明签发人姓名。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文字号代替。公文标题与横线之间空两行，可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
（七）除“公告”、“通告”外，其他文种的公文都应标明主送机关。上行文只应主送一个机关，如确需同时送其他上级机关，应采取抄送形式；下行文的主送机关应视公文内容和发送范围而定；“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，顶格单独标列在标题之下、正文之上。“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。
（八）正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要、开门见山、观点鲜明、用语准确、层次清楚、结构严谨。
（九）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明名称；有多个附件的，应用阿拉伯数字标明顺序。附件一般与正文一起装订，并在附件首页左上角标注“附件”字样；有多个附件的，要在每个附件的首页“附件”字样后标明顺序号；附件的顺序号和名称前后标识应一致。附件如果不能与正文合订，应当在附件首页分别标明所属公文的发文字号和附件的顺序号。如果附件不需打印或者不发，应当注明。印发或转发公文时，正文标题中已经标明所印发或转发公文标题的，文末不将所印发或转发的公文列为附件。
（十）成文日期以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后一个机关领导签发的日期为准；电报以发出日期为准；会议讨论通过的“决定”，以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。成文日期用汉字公元年、月、日，不能用阿拉伯数字书写，“零”写为“O”，不能写为阿拉伯数字的“0”或英文的“o”。
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