（四）办公室领导拟办的需列入督办范围的文件由办公室文秘人员在分送局领导批办或承办单位（部门）阅办的同时发送到办公室督查组信箱，督办人员登记后填写催查办通知单给承办部门，并随时通过“催办登记簿”检查各单位（部门）的办文情况，对超期未办的文件应及时催查办。承办部门接到催查办通知单后，按照通知单要求督促承办人员及时办文，并于限办日期内办结，将办结情况通过催查办通知单回复办公室督查组。督查人员视承办部门办理情况进行考核。
第十三条 电子文件的收文规程：
（一）本条所称的电子公文是指接收来自南宁市电子政务办公自动化（oa）系统发送到南宁市国税局信箱的文件以及市委机要局通过南宁市邮件通信系统发送到南宁市国税局信箱的文件。
（二）办公室文秘人员应定期（每天上、下午）通过指定口令或专用设备（密钥）登陆南宁市电子政务办公自动化（oa）系统及南宁市邮件通信系统接收文件，并于接收完毕，停止使用后及时退出系统，拔出密钥，以免账号信息泄露，被他人利用进行非法操作。
（三）办公室文秘人员将每天接收的文件经杀毒处理后拷入公文处理系统，并按纸质文件处理程序在公文处理系统内运转，对有限办时间的公文应按照文件要求及时办结，并将办理情况通过南宁市电子政务办公自动化（oa）系统及南宁市邮件通信系统反馈有关单位和部门。
第四章 公文系统管理
第十四条 南宁市国家税务局公文系统的维护、备份工作由市局信息中心指定专人承担，各区（县）国家税务局应指定专人负责本单位公文系统的维护、备份工作。
第十五条 各单位应配备专业公文服务器。各单位维护人员应定期检查公文服务器的运行情况。如发现有问题应及时解决，解决不了要及时向上级汇报，确保公文处理系统的正常运行。
第十六条 公文处理系统数据应及时、正确地进行备份。公文处理系统数据分为数据表数据和文件数据两部分，两部分数据互相联系，缺一不可。备份时应将这两部分数据同时进行备份。数据备份应每天进行，每周至少做1次数据的异地备份。如有条件的单位建议每天进行数据的异地备份。每年年末应将最新备份的数据刻录成光盘进行长期保存。
第五章 附则
第十七条 本规程自发布之日起实施。
