（四）未经本单位负责人同意，其他人员不得使用系统使用人员的账号和密码登录系统。
七、协同办公系统的使用
（一）市建委电子政务领导小组统一审核并确定使用协同办公系统的单位名单。单位需使用协同办公系统的，可提交书面申请报市建委电子政务领导小组核准。
（二）因以下情况需要在协同办公系统中变更使用单位有关注册资料的，应向市建委电子政务领导小组提出书面申请，并办理有关手续。
使用单位名称发生变更时，在协同办公系统中需办理名称变更手续，重新确定新的系统使用人员及用户名单。
使用单位被撤销时，在协同办公系统中需办理注销手续，即在协同办公系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和用户，并将协同办公系统中的相关文件按有关规定进行处理。
使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在协同办公系统中保留，被合并的使用单位按规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则需重新办理注册手续，合并前在协同办公系统中所使用的相关单位名称按规定办理注销手续。
（三）电子公文若带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等），只将公文正文以电子公文形式进行交换，附件暂按纸质公文方式进行交换。
（四）各使用单位每日（节假日除外）下午5时前发送的电子公文视为当日交换公文。
若有特殊情况，收文单位需要发文单位在上述时间以外发送当日电子公文，收文单位应事先通知发文单位，明确发送时间。在发送电子公文时，必须明确公文的主送、抄送单位，同时设置允许接收单位打印的份数。
（五）各使用单位应按时接收电子公文，至少保证每日（节假日除外）上午11时和下午5时各接收一次。每次接收的电子公文均视为当日收文。
若有特殊情况，发文单位需要收文单位在上述时间以外接收当日电子公文，发文单位要事先通知接收单位，明确接收时间。
接收电子公文时，收文单位必须与发文单位对公文的完整性进行认真核对，确认无误后方可进行打印和下载操作，否则应予以退回。
电子公文打印必须由收文单位指定的人员进行，并按常规收文进行登记。电子公文纸质版参照纸质公文的管理办法处理。
