（三）反馈。及时并督促有关承办单位按办理期限将办理结果向来电人进行反馈。对于领导批示的办理情况，要跟踪催办，并及时向群众反馈。
（四）归档。归档范围包括：热线电话记录单、热线专报、领导批示、反馈件；每周热线动态、热线电话工作简报，工作计划、工作总结以及其他具有保存价值的资料。
四、工作原则
（一）群众第一原则。市长热线电话工作必须 以全心全意为人民服务为宗旨，坚持群众第一、服务第一的原则，树立件件无小事的思想，始终把为群众办实事作为工作的出发点和落脚点，把群众满意不满意作为衡量工作的根本标准。
（二）分级负责、归口办理原则。市长热线电话办公室转办或交办的工作，有关部门单位、县市区政府应按职责办理，不得敷衍塞责、推诿扯皮或上交矛盾。属于职权处理范围内的问题，要积极采取措施认真负责地进行办理；对于超越权限或是无法直接办理的，应该及时负责地呈报上级或批转下级单位妥善处理；对于群众反映的重大问题、突发事件，要在采取措施处理的同时向上级报告。涉及两个以上部门（单位）的问题，由市领导指定一个单位负责办理或由市长热线电话办公室牵头办理。
（三）务实高效原则。处理问题要严肃认真，尊重事实，注重效率。凡符合政策规定和有条件解决的，要及时处理，尽快解决；条件暂不具备或一时难以解决的，要积极协调有关部门争取早日解决；超越政策规定或不合理的要求，要说服疏导，讲明道理，取得群众理解和谅解。
（四）急事急办原则。对群众反映的问题要树立“件件无小事”的思想，争取以最短的时间、最快的速度、最佳的结果答复群众。对群众反映的重大和疑难问题，按领导批示抓紧协调，跟踪催办，及时反馈。对突发性事件，在报告领导的同时，可按有关规定先行紧急处置。
（五）保密原则。在答复处理群众反映问题和过程中，要严守国家机密，做到不泄密；来电人不愿公开工作单位和姓名的，要尊重来电人的意愿，特别是揭发、控告电话，要为反映人保密，防止出现打击报复事件。
五、工作制度
（一）值班制度。值班人员在日常工作时间准时上岗，受话时用语规范、热情、诚恳、耐心，保证线路畅通。其余时间群众电话反映问题，由市政府值班室受理，属于市长热线电话职责范围内的问题可由值班人员记录后转市长热线电话办公室处理。
（二）反馈制度。对群众反映的问题要件件有着落， 事事有回音。市长热线电话办公室电话转办的事项，承办部门（单位）应当在3日内向来电人反馈办理结果；书面转办的事项，承办部门（单位）应当在7日内向来电人反馈办理结果，同时电话报告市长热线电话办公室；重大复杂的事项，承办部门（单位）应当在15日内将阶段性的办理情况反馈给来电人，一般在30日内办结，并书面报市长热线电话办公室备案。情况特别复杂的，时限可以适当延长。对紧急事项的办理，要随时反馈。
