（五）通过网络发布的会议通知原则上应在会议召开前1日发布；需要求基层单位准备会议材料的会议，必须提前2日以上发布。
（六）对本局工作影响较大，涉及全局性的会议，需摄影摄像或录音的，主持会议的部门除按规定填制《南宁市国家税务局会议通知单》外，还应填制《南宁市国税局摄影、摄像、后期制作登记单》（附件2），由办公室安排人员负责摄影、摄像或录音工作；会议中需使用投影设备的，必须在填写《南宁市国家税务局会议通知单》时明确告知，并自行准备好有关电子文档；会议中需悬挂横额、条幅的，必须在填写《南宁市国家税务局会议通知单》时明确注明横额、条幅内容及悬挂要求、时限等。
四、会务管理
（一）各部门、单位需在会议中分发的相关资料，应提前2个工作日送办公室，办公室应在会议召开前1日将会议议题及相关资料送达与会人员。
（二）会议发言。为提高会议效率，会议主办科室应当做好充分准备，汇报一般不超过30分钟，其他发言人一般不超过10分钟。除会议主持人指定外，发言顺序采取“先基层、后机关，先副职、后正职”的原则。工作汇报则按自治区国税局批复我局机构设置的文件中，各单位的排序顺序发言。
（三）会议记录。由办公室（或者会议主持人指定的有关人员）负责会议的记录和纪要整理。会议记录要全面、准确，如实记录讨论中的各种意见；会议纪要应按会议统一决定的意见整理，并在次日整理完毕，一般由办公室负责人审核（必要时应送有关科室负责人会签）后，报会议主持人签发。
对拟定文件或有关规定进行讨论、征求意见的会议，原则上由主持会议的部门指定本部门人员负责记录，办公室不再安排记录人员；办公室未安排专人作记录的会议，则由主持会议的部门指定专人做好记录，会议结束后将会议记录交办公室存档。
（四）《内部情况通报》。市局领导在全市国税工作会议和其他全局性会议上的重要讲话，由办公室编发《内部情况通报》，办公室主任审核后报局领导签发；市局领导在全局性专业会议（研讨会、座谈会）上的重要讲话，由主办科室编发《内部情况通报》，办公室主任审核后报局领导签发。
（五）会场管理。南宁市国家税务局各会议室（15楼会议室、16楼会议室、19楼会议室）由办公室负责安排使用，由机关服务中心负责会议相关设备的日常维护，由物业管理处负责会场服务。市局组织的各类会议原则上应在南宁市国家税务局现有会议场所召开，确需使用外单位会议场所的，必须经局长批准，不得在豪华宾馆和高级饭店开会。
根据工作需要，市局办公室可协调使用办公楼内各单位现有会议室；各基层单位需使用市局会议室的，可与市局办公室协商，在无会议冲突的情况下，填制《南宁市国家税务局会议通知单》，经办公室分管局领导审批后使用。若审批后会期与市局临时召开的会议冲突，申请单位必须无条件服从办公室的调整安排。
