建设、规划等行政主管部门要协助城建档案馆（室）把好各类城建档案的收集关。在核发建设工程规划许可证或施工许可证时，要向建设单位发送《移交建设工程档案告知书》，并将有关情况及时告知城建档案馆（室）。城建档案馆（室）要及时介入，做好建设项目的档案业务指导。工程竣工前，城建档案馆（室）要做好工程档案预验收工作，未经档案预验收的建设工程，不得组织竣工验收。工程竣工六个月内，建设单位要向城建档案馆（室）报送完整的竣工验收资料。建设行政主管部门要抓好工程竣工验收备案管理，在办理建设工程备案时，应查验建设工程是否具有城建档案管理机构出具的“工程档案审核意见书”或“工程档案合格证”。凡未按规定向城建档案馆（室）报送工程档案的建设项目，不得申报各级优良工程以及人居环境奖等奖项的评选。建设、规划、园林、房管、城管等主管部门也要将本部门收集和形成的有关城建档案资料及时移交城建档案馆（室）。
积极开展城建档案利用和服务工作。城建档案管理机构要做好档案信息开发工作，认真整理和加工档案信息资源，建立档案信息管理系统，充分利用馆藏档案，为城市总体规划的编制、重大建设项目的选址与建设、违章建筑的查处、建筑物的维修、项目审计稽查、工程改建扩建、管线敷设、危房改造、抢险救灾等，提供详实可靠的信息。要认真分析信息服务需求，研究服务方向，拓宽服务范围，创新服务方式，提高服务水平，主动提供声像、编研、扫描等各种形式的服务。充分利用现有的城建档案信息、技术设备和人才条件，通过举办展览、编辑书目等各种活动，大力宣传城乡规划建设管理的成就和知识。提高城建档案利用效率，为城乡建设和社会公众提供多方面的信息服务。
四、加快城建档案数字化、信息化建设
认真贯彻建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，积极推进城建档案数字化、信息化建设。各市、县城建档案馆（室）要加强城建档案管理软件和计算机设备、网络网站等信息化基础设施建设，利用计算机管理系统软件辅助完成城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建地下管线档案信息管理数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目数据库、声像资料数据库等各种专题信息数据库。有条件的馆（室）要对使用率较高及珍贵档案进行数字化处理，有序推进纸质档案数字化和声像档案数字化工作。积极建立城建档案资源目录中心系统，5年内所有城建档案馆（室）均要完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索计算机化。
