2、明确编制范围。这次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制对象为机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
3、开展调查研究，掌握编制方法。各单位要根据
《规定》要求，在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限前，要搞清楚本单位所有内设机构及全部人员在履行机关职能和岗位职责时所形成的文件材料的内容，用全面的、历史的、发展的观点，以本单位在社会结构中的职能作用为出发点，把文件材料的具体内容作为文件材料保存价值判定的基本要素，突出立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想，对照
《规定》内容，确定好文件材料的归档范围，并按照归档文件材料的重要程度确定其保管期限。在具体编制时，各单位一把手要负总责，由本单位办公室牵头，以各内设机构为单位，认真调查研究各个工作部门文件材料形成的情况，逐个列出本单位各工作部门应归档文件的具体条款，指明每个条款的保管期限，最后形成本单位的总表。总表在本机关要由上而下，由下而上，组织全体人员反复讨论和修改，最后由单位党组或办公会审核后形成初稿。
4、组织专家论证。为了克服各单位文件材料归档范围和文书档案保管期限认定中的局限性，同时为使这项工作经得起历史的检验，各单位在编制好本单位文件材料的归档范围和文书档案保管期限表（初稿）后，要组织本单位、档案部门及本行业等方面的专家、学者进行论证，广泛征求意见，保证对本单位主要职能活动，对本单位基本历史面貌，特别是对社会有重要利用价值的文件材料的齐全完整，界定准确，满足国家当前与长远对档案资源的需要。
5、严格遵守审批程序。各单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，要报省档案局进行审批，审批后方可执行，未经审批或未批准的单位，仍沿用原有规定。省档案局届时将成立“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查领导组”，领导组办公室设在局馆室业务指导处，负责省直各单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。
省直各单位在编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的同时，负责对本系统及机关各下属单位此项工作的监督指导和专项培训工作，负责对本机关下属各单位（二级机构）文件材料归档范围和文书档案保管期限表的初审工作，初审合格后报省档案局审批。有垂直领导关系的省直机关应根据
《规定》内容，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，报省档案局审批。
