年鉴作为工具书的一种，其编写必须规范。年鉴编写规范化的意义在于它除了是工具书的基本要求之外，还是提高年鉴质量的重要途径，同时也有利于读者方便快捷地查找。
一、条目的构成
年鉴条目就是以简洁的标题、文字记述具有社会、历史意义的事物、人物的一种年鉴编写文体。年鉴条目分为综合性条目和专题性条目。每个条目由标题、正文和作者署名构成；条目根据所占的篇幅可分为大、中、小条目，大条目一般在1000-1500字之间，中条目一般在500-1000字之间，小条目一般在300-500字之间。年鉴条目为了完整地表述事实，应具备6个要素：何时、何地、何人、何事、何因、何果。撰写条目，只需抓住重点用精炼的语言介绍清楚其6个要素即可，不赘述渲染。
年鉴条目除具备以上6个要素之外，还应当具备以下属性。首先，条目必须是事实。就是说条目必须是已经完成了的历史事实。这种事实可以是成功的，也可以是不成功的，也可以是既有经验又有教训的事实，不是历史事实的不能作年鉴条目。其次，条目必须是客观的。就是说它必须是客观存在的事物，不是人的主观臆造，也不是任意杜撰的。第三，条目必须是完整的。它不是反映事物的某一侧面或某一部分，而是反映事物的全体、全貌、全过程。只有完整才能独立成篇。第四，条目必须是独立的。条目的主题必须是一个，且具有排他性。一个条目必须区别于他条目，主题不能混淆，不能交叉，一事一条，独立成篇。
二、条目的确立
年鉴条目的标题必须与总结、报告、论文、杂文以及其他文艺作品的标题或题目严格区分开，使其能体现出年鉴的资料性、可读性与方便性。条目所选录的信息、资料应具有现实价值和历史价值。为今天的读者提供资料，为未来的读者提供史料，只具有一般新闻价值而不具备实用价值和资料价值的选题应尽量避免。对命题的规范要求：一是揭示性。从读者阅读的角度说，应该让读者阅题知文；从撰写者的角度说，要抓住最能揭示史实的基本特点的典型语言，以概括事实的方式表达。二是准确性。条目命题必须准确，与内容范围相一致，防止题目含混不清。三是简洁性。言简意赅，越短越好。四是体现内容的主题词尽量前置，以便检索。
但是在日常编写工作中常常出现以下问题：一是总结式。由于有些撰稿人平时习惯于“工作总结式”、“通讯报道式”的文体，把总结材料作为条目，甚至把总结材料的标题作为条目的标题，还往往“穿靴戴帽”，空话、套话连篇（如：……工作上台阶，……取得新进展）。二是抽象式。有的部门选的条目标题就是“总结经验，加强领导”、“提高认识，吸取教训”或以“成绩显著”、“大大提高”等模糊语词取代具体事实和数据，而且放在哪个部门都可以，反映不出部门的工作特点。三是规划式。把本单位、本部门年初制定的计划、安排、决定、设想等没有形成事实的东西作为条目。四是超限式。不是把当年的事实列为条目，而是把上年或下年的事实列为条目。
