四川省司法厅关于加强公证档案管理工作的通知
（川司法办发〔2006〕249号）
各市州司法局：
公证档案是国家档案的重要组成部分，是公证机构证明活动的真实记录，对于维护当事人的合法权益，保障公证效力有着重要的作用。为了进一步加强全省公证档案管理工作，现将有关事宜通知如下：
一、各级司法行政机关要切实加强对各公证处公证档案管理的检查、监督、指导工作
各级司法行政机关要把公证档案管理工作作为一项十分重要的工作来抓，要指导、监督公证处加强档案管理制度的建设，建立严格科学的公证档案管理制度，妥善地保管好和有效地利用公证档案，确保公证档案的完整与安全，同时还要定期开展公证档案管理的质量评查工作，对档案管理制度不健全、工作不到位的公证处要加强指导和监督力度，使其尽快规范管理。
二、各公证处要按照《
公证文书立卷归档办法》和《
公证档案管理办法》的规定，建立健全严格的公证档案管理制度，强化规范管理
公证文书的分类立卷、归档保存是公证活动的法定程序和公证机构的法定职责。公证档案必须由公证处集中统一管理，专人负责。每个公证处要建立公证档案的立卷归档制度、保管制度、鉴定制度、借调查阅制度、统计移交制度、保密制度、销毁制度等，要做到档案管理有制度可依、有章可循。每个公证处及每个公证员要在近期对所办公证事项及公证档案管理进行一次全面清理，在公证事项办结或终止后，按照分类立卷的有关规定，将文书材料分类整理、排列成序，装订成公证卷宗并在3个月内将其移交给档案管理人员保管。
三、进一步完善和规范公证档案的归档管理和使用制度
公证文书材料归档的正卷分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目标而办的数项公证可合并为一卷，跨年度的公证事项放在办结年立卷。对公证事项的讨论意见和有关请示批复等不宜对外公开的材料应装订成公证副卷，与正卷一起保存，一般情况下不得借调和查阅。凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅，特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后由公证处报同级司法行政机关批准。各公证处应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿，对于人民法院、人民检察院、律师、个人等需要查阅、借阅公证档案的，应严格按照《
公证档案管理办法》的规定办理。
