六、需向社会公示的下行电子公文，在发送到各市、县（市、区）畜牧局（办、中心）的电子邮箱的同时，在山东畜牧信息网首页“文件发布”栏公布。
七、各单位每个工作日上、下午上班后和下班前应上网查看、下载和打印省畜牧办公室从网上下发的电子公文（PDF格式）。电子公文的管理办法与纸质文件相同。
八、电子公文的制作和签发程序与纸质文件一致，并保留原始文件底稿（包括签发人及签发意见等）。
九、自二○○四年九月一日，电子公文运行后，除涉密和不宜公开的外，省畜牧办公室将停止下发纸质公文。
十、加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。要指定专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
十一、电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文制成纸质公文，并与原电子公文的存储载体一同归档，使两者建立互联。应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
十二、电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
十三、归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
十四、归档的电子公文，应按本单位档案分类要求进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
