3、在鄂普通高等学校（主要是部委属院校）确需在外省、市、自治区建立函授站，先由主办高校向省教育厅提出申请，经省教育厅审核同意后，方可到外省办理相应的审查、备案手续。主办高校每年9月底前，将其在外省市设立函授站的情况报省教育厅。
4、主办高等学校所设的函授站若有变更，应于每年6月份将变更情况报省教育厅，同时抄送函授站所在的市州教育行政部门。
5、实行年检和评估制度。我省函授站于每年9月份前由主办高等学校进行年检、自查，省教育厅组织专家抽查，对年检合格的函授站予以公布，不合格函授站将暂停其教学活动，整改验收合格后，才能继续开展函授教学活动。省教育厅每三年对全省的函授站进行一次教学及管理工作评估。评估不合格者，将依据有关规定予以撤销。当年备案的函授站，可不参加年检。
6、对经查实严重违规办学，并在社会上造成不良影响的函授站，省教育厅责成主办高校对其予以撤销，并向社会公布，遗留问题由主办高等学校负责处理。
7、省教育厅于每年10月公布通过备案的函授站名单。凡未予公布的函授站，主办高等学校一律不得安排招生计划，不得开展函授教学活动，违者以不规范办学查处。未经备案，各主办高等学校不得自行设立函授站，开展教学活动。
四、职责分工
1、省教育厅负责全省函授站的宏观指导工作和省内所有函授站的备案、公示等工作。
2、各市州教育局负责对本区域内设立的函授站进行审查和日常管理，审查内容包括建站协议是否完备、设站双方是否具有法人资格、办学条件是否符合国家的要求、专业设置是否规范等。凡是不符合国家要求的函授站一律不予审查。
3、主办高等学校要组织函授站学习国家有关函授教育的方针、政策；对函授站所进行的教学环节和教育质量负责；制定函授站招生、学籍管理、教学管理等规章制度，并监督、检查执行情况；派遣主讲教师，聘任或派遣辅导教师；定期会同市州教育局对所属函授站工作进行检查或评估，对工作不负责任或不能胜任工作的人员，应与设站单位协商予以批评教育或调整；对办学条件不能保证、管理混乱的函授站，应会同设站单位进行整顿；对不能保证教学质量的函授站，提出处理建议，按照有关程序办理相应手续，并负责妥善处理好遗留问题。
4、设站单位要主动配合主办高等学校落实函授站的建设，同主办高等学校共同做好函授站工作人员的配备及管理工作，定期研究和检查函授站工作。
5、函授站要协助主办高等学校做好本站所在区域的招生和学籍管理工作，执行主办高等学校交给的教学及管理任务，为师生创造良好的教学和生活条件，做好函授生的思想政治工作，积极配合主办高等学校及省市教育行政部门对本站的检查评估工作，每学年向主办高等学校、设站单位和市州教育行政部门报送工作计划和总结。
