（四）资产购置过程中的财务手续按《湖北省高校数字图书馆经费管理办法》的规定办理。
四、采购程序
本项目资产的采购分为“招标采购”、“自主采购”二种类型。
（一）招标采购
1．设备招标前，管理中心要成立设备采购小组。采购小组成员一般由管理中心负责人、两个数据中心负责人及相关技术人员组成，必要时可聘请有关专家参加。
设备采购小组负责拟定设备采购报告，内容包括购置理由、设备名称、规格、型号、性能、数量、参考价格等，并按装备处或武汉大学招投标管理中心的要求准备相关文档。
2．招标工作中，设备采购小组应全程参与，协助审查投标公司资质信誉和所投标设备的性能指标。采购小组要指派专人做好招标过程的记录，包括招标的时间、地点、人员、所招设备、投标公司、开标情况、评标情况、中标情况、最后结论等内容。
3．招标过程结束后，采购小组要向管理中心提交招标纪要。管理中心须对招标过程中形成的所有资料存档备查。
（二）自主采购
1．自主采购方式分为如下类型：
（1）竞价采购：管理中心邀请二家以上厂商报价，采购小组对厂商所报设备或零配件的质量、价格进行评议，最后决定购买厂商。
（2）直接采购：管理中心直接向某厂商购买物质。
2．所有自主采购的设备须与厂商签订合同。
五、安装与验收
（一）仪器设备和无形资产的安装调试工作要依照采购合同的规定进行，两个数据中心须做好场地和环境的准备工作，配合商家安装所采购的设备和相关资产。
（二）固定资产、无形资产和低值耐用物品由管理中心和资产所在数据中心馆的设备管理人员进行验收，耗材由管理中心验收。
（三）验收程序
1．检查设备包装是否完好，发现问题，要及时与厂商联系处理。
2．检查所到设备是否与合同内容相符，件数是否齐全，并做好详细登记。
3．以供货合同为依据，开箱逐件清查设备主件和附件的规格、型号、配置及数量等是否与合同所列指标相符。
以装箱单为依据，逐件清点所标明的物品是否齐全，并指定专人在装箱单上做好记载。
开箱验收时，图书馆资产管理人员、采购小组相关人员和供货方人员须同时在场。清点完毕后，三方人员在装箱单上签字认可。
4．供货厂商技术人员对设备进行安装和调试，采购小组相关人员须全程参加安装调试工作，并详细记录安装过程。
5．在安装验收过程中如发现规格、质量、性能等与合同不符，以及配件、资料不全等问题，应及时与供货厂商协商办理换、退、赔、补等手续。
6．设备安装完毕进入试运行时期后，使用单位要对设备的技术指标和性能进行测试，出现问题应及时向厂商反馈与协商。
7．试运行期间设备使用单位要做好试运行记录，并详细记录运行过程和测试结果。
（四）仪器设备所附的软件、技术资料、使用说明书、图纸等应列出清单，由设备使用单位建立技术资料档案，指派专人妥善保管，制订借阅制度，不得丢失或据为己有。
六、管理和使用
（一）管理中心分别建立固定资产、无形资产、耗材及低值耐用品的管理账目，固定资产、无形资产要在武汉大学设备管理部门建立设备帐，填写《武汉大学仪器设备卡》。管理中心要保管好武汉大学设备管理部门建立的设备卡，并保证帐、卡、物相符。
（二）管理中心要建立物品领用制度，所有物品均有登记手续。
（三）固定资产、无形资产和低值耐用物品由所在数据中心设备管理人员保管，服务器、存储设备、网络互连设备、软件、文献资源数据库等要建立运行日志。
（四）资产在保用期内有质量问题的，数据中心设备保管人员应及时向厂商联系保修服务，并将故障情况、维修结果报告管理中心。
（五）耗材由管理中心保管，各成员高校根据需要到管理中心领取。
