第四十二条 回复。根据来信内容和信访人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复、约谈等方式，一般情况下应当自受理之日起60个工作日内办结，特殊情况经局领导批准最迟不超过90个工作日回复。
第四十三条 排查。对群众来信反映的重点、热点和难点问题定期排查、分析，建立台帐，落实责任，做到件件清、事事明。
第四十四条 统计。按月、季度、半年、全年的时段，做好办信工作统计。统计内容包括来信数量、类别、重复信、联名信以及上级转送、交办情况，领导批示交办情况，信访部门转送、交办及信访事项办理等情况。要求汇总及时，数据真实、分析准确，定期向领导提出有价值的分析报告。有关环境信访内容的统计按照国家环境保护总局规定执行。
第三章 特殊信件处理
第四十五条 对5人以上的联名信，应视为一种特殊来信引起重视。如果来信反映的问题比较重大，应及时向有关领导和部门汇报，研究处理意见，并答复信访人；如果反映的是一般问题，应向所在地区和单位通报情况；注意写信人的思想动向，避免由写信转而上访。
第四十六条 恐吓信是指来信人为达到某种目的，扬言制造事端来要挟他人。对恐吓信的处理，应及时通报有关部门查清情况，采取措施，做好防范工作；有特别危险情况的，及时与公安部门联系采取有效措施，防止事件发生；问题处理后，对写信人要进行批评教育，触犯刑律的要承担法律责任。
第四十七条 反动信的处理。反动信是指内容反动，明显攻击共产党的领导和社会主义制度，推崇邪教，煽动他人制造事端。对这类信件的处理，要及时报送领导阅示，根据批示转有关部门查处。来信的内容不应对外扩散，以免引起思想混乱。
第四十八条 暴露闹事苗头信件的处理。对暴露闹事苗头的信件，要引起高度重视，了解清楚来信人的身份和要采取的行为，及时向领导和有关部门报告。要根据来信内容采取必要手段，防范事件的发生。要注意做好来信人的思想工作，通过正当程序解决问题，防止因矛盾激化而酿成事端。
第四十九条 声明轻生信件的处理。轻生信是指来信人由于条件所迫或遇到特殊情况不能自拔，感到绝望表示轻生的信件。接到轻生信后，要立即放弃其他工作，及时通报有关部门，采取紧急处置措施。要迅速弄清事情缘由，做好来信人的思想工作，解除其绝望念头，避免轻生结果的发生。
第四章 交办信件办理
第五十条 立案。收到上级转送、交办信件后应及时呈送相关领导审签后，根据相关领导的批示立案交办，不可越权擅自交办。
第五十一条 登记。电脑录入或在专用登记簿详细登记交办件文号、信访人情况及诉求、领导批示、承办单位、交办时间等内容。
第五十二条 交办。交办前，交办件原件（包括信件）必须先留存完整复印，避免原件在办理单位丢失后无据可查。交办时填写本级交办函，限期办理、回复时间原则定为2个月（上级交办件以上级交办要求的时间为准），连同交办件原件编号，通过机要渠道送往承办单位。
