3、电子文件、照片、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案，应将照片和底片分别整理归档。
4、会计档案由财务会计部门按归档要求，负责整理立卷，移交档案室保管。
5、各处室形成的档案在向档案室移交前，必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误、验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存。
（三）归档时间
1、文书档案在次年5月底以前接收完毕。
2、会计档案在财务会计部门保管一年后，由财务会计部门编造清册移交到档案室保管。
3、基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。
四、档案利用
（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。查阅其它处室形成的档案时，要征得领导同意后经厅办公室主管领导批准后方可查阅。
（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表，未经档案室同意，不得复印、复制、公布档案材料。一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出时，要办理借阅手续，并及时归还。
（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、划线、折叠，不得随意拆卷或撕去其中文件。
（四）查阅党组会议、厅务会议、厅长办公会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。
（五）本厅财务人员查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务领导同意，其他人员查阅他人经办的会计档案时，需征得本处领导同意并经财务主管领导批准后方可查阅。
五、档案保管
（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，非工作人员未经批准不得进入。
（二）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持良好状态。
（三）档案库房要有温湿度测试记录，根据季节和气候的变化，注意通风。将温度控制在14-24度，湿度保持在45-60%的范围内。
（四）档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施。
（五）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
