文书（件）材料应保持有机联系，反映执法工作的全过程。
第七条 打印的文书（件）材料应符合公文格式及装订等要求。
手写的执法文书材料应当用A4规格纸张，使用签字笔或钢笔（用碳素或蓝黑墨水）书写、签发，不得有“三色笔”即铅笔、圆珠笔、红或纯蓝墨水笔书写的字迹。并保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。
照片应当保证图片清晰，能反映收集证据的时间、地点、人物等情况。
视听资料应当保证图像清晰、声音清楚，能真实反映收集证据时发生的情况。
第八条 执法机构、执法人员不得违反法律规定收集证据，或在收集证据时侵犯当事人的合法权益。
第九条 执法人员在具体行政行为完成后五日内，应认真检查与该具体行政行为相关的文书（件）材料是否收集齐全。发现不齐备（包括遗失）或者损毁的，应及时补齐或补救。
第十条 归档的执法文书（件）材料，一般只保存一份正本（有领导批示的除外）。
第十一条 下列文书（件）材料可不归档，由承办单位自行处理：
（一）没有参考价值的信封、转办单、工作材料；
（二）内容相同的重份材料；
（三）与本案无关的材料。
第三章 文书（件）材料的整理编目
第十二条 文书（件）材料按年度、一事一号的原则，单独立卷。适用一般程序的行政处罚案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。适用简易程序的行政处罚案件可以多案合并组卷。
第十三条 归档的文书（件）材料必须完整、准确，破损文书应当修补或复制。
第十四条 不能随文书（件）材料装订立卷的证据（实物照片或录音、录像等视听资料等），应放入证据袋中，随卷归档，并在证物袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容。
第十五条 文书（件）材料应当装入标准的档案盒。档案盒封面和脊背应当按照规定填写相应内容。
