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一、机关的档案均由办公室集中统一管理。
二、档案的安全保护
1.对收进、移出的档案，要严格按照案卷目录，进行审查清点，双方签字办理交接手续；
2.要维护档案历史真迹，对珍贵档案一般不提供原件；提供复印件；
3.文件纸张耐久、笔墨要用兰黑墨水和碳素墨水。
三、库房管理措施
1.要有专门档案库房和查阅室，档案人员办公室；
2.保持库房的整洁卫生，并设置防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防虫、防鼠等安全措施；
3.库房要配备温度计，每日测试，并配备降温去湿设备，库房温湿度要控制在规定范围内，温度控制在摄氏14-24 ℃之间，相对湿度控制在45-60％之间。
四、设备管理措施
1.档案装具是库房的基本设备，各种表格按照有关规定到市（区）档案局购买，库内要配有适应工作需要的档案柜。排放要符合规定，柜背与墙不少于10厘米，柜侧间距不少于60厘米，成行垂直于有窗的墙而摆设；
2.对保管的各种门类、载体的档案根据分类大纲，科学排列入柜。
档案利用制度
1.档案室发挥主观能动性，积极主动地开展档案利用工作，为机关各项工作服务；
2.凡到本室查阅、摘录或复制档案者，必须持单位介绍信、工作证、身份证或其它证明，填表注明利用目的和向本室提供反馈信息；
3.凡查阅、摘录、复制本部门档案或上级一般性的档案，拿介绍信经档案室负责同志同意即可，凡查阅重要的档案，如：各种会议记录等，须办公室主任或分管领导批准；凡摘录，调出重要档案，须经部门主管领导批准；
4.机关档案室的档案主要供本单位和上级有关主管部门使用，原则上不得借出，确因工作需要外借，经分管领导批准，办理手续后方可借出，但必须归还；
5.查档人员必须爱护档案，不准拆散、勾划、涂改、污损和丢失，要确保档案的完整与安全。档案室工作人员要掌握利用情况，对归还的档案要认真清点、检查，发现问题及时解决；
6.凡查、借阅档案者，必须按照规定填写查阅登记表，归还时，档案工作人员检查档案有无缺损，核对无误时，在查借阅登记表中签字注销，同时填写《档案利用情况登记表》；
7.及时了解档案利用效果和反馈情况。
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