六、承担工程勘察、设计、检测试验的单位应提供档案文件材料原件给建设单位，监理单位要协助建设单位监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。
七、建设单位在组织工程竣工验收前，应将编制的工程竣工档案（含工程依据性、基础性、勘察、设计、施工、竣工文件材料及竣工图）提请市城建档案馆进行工程档案预验收，验收的主要内容包括：
1、工程档案是否齐全、系统、完整；
2、工程档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
3、工程档案签章手续是否完备、竣工图编制是否符合要求；
4、工程档案是否整理立卷，立卷是否符合《
城市建设档案案卷质量规定》（建设部、建办［1995］697号）。验收基本合格后，由市城建档案馆出具《建设工程档案初验认可证》（见附件三），方能进行建设工程竣工验收。否则，建设工程质量监督部门不予验收备案。
八、各建设单位报送的建设工程竣工档案中的《建设工程竣工验收备案表》，应经城市建设档案管理机构签章，否则竣工档案为不合格。
九、建设工程竣工验收时，必须通知城建档案馆参加。凡是工程竣工档案不齐全、不完整的工程，城建档案管理部门不予发放《建设工程档案合格证》。
十、凡是没有《建设工程档案合格证》的工程，规划部门不予换发规划许可执照正本，房屋产权管理部门不办理产权证，工程项目不得交付使用。
十一、重点工程建设单位必须按湘档［1999］11号文件规定，填报《重点建设项目档案管理登记表》，并及时报送市城建档案馆。
十二、凡不按规定编制和报送各类工程竣工档案的部门和单位，根据国务院《建设工程质量管理条 例》，处一万元以上十万元以下的罚款。对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额的百分之五以上百分之十以下的罚款。因个人失职造成工程竣工档案重大损失和无法归档的，将给予行政处罚并依法追究法律责任。
