5、凡以市政府名义召开的全市性大中型会议，会议主办部门必须事前做好充分准备，然后再定开会日期。会议材料（不含正式文件）应在拟定会议时间7天前起草完毕，连同会议预案报市政府（林管局）相关领导审定（需要市长讲话的，其讲话材料先报市政府秘书长审核，再由秘书长送市长审定），并在距离正式开会1天以前将所有会议材料印制完毕，连同会议通知、会议有关事项说明一并送有关领导。
6、会议材料包括领导讲话原则上一律在会上下发，会后不再印发。
（四）会务工作分工
除一类会议中的综合性会议的会务工作由市政府办与相关部门共同负责外，其他会议一律由行业（战线）主管部门主办，会议材料起草、印刷，会议通知起草及会场选定、布置和会议组织等会务工作一律由主办单位负责。会议通知由市政府办公室履行发文程序，以市政府办公室名义下发。
（五）会议费用结算
会议费用由会议主办部门凭市领导签批的会议预案和《会议审批单》，向市财政申请专项经费，结算各项费用。
三、制发公文规则
（一）制发公文审批程序
1、凡以市政府（林管局）或市政府办公室（林管局办公室）名义制发公文，由市政府（林管局）各部门或市政府（林管局）办公室有关科室代拟文稿，文稿形成后应添加发文用纸，标明发文题目、主送范围、抄送范围、拟稿单位、拟稿人及其联系电话，并经本部门主要领导审定签字，报市政府办公室文电科审核把关，履行文件制发程序。涉及两个以上部门职权范围的事项，主办部门应与其他有关部门协商会签，达成一致意见后再报市政府办公室文电科审核。
2、市政府办公室文电科依据公文处理规则，对行文内容、政策法规、文字、体例、格式等进行审核后，对是否同意发文、发文形式、修改意见等提出明确意见，报办公室分管副主任进行复核或进一步修改，并依据拟发公文审批权限和审批要求，分别分拨给办公室主任或秘书长、副市长、副管局长、市长审阅、会签、签发。
3、公文正式印制前，市政府办公室文电科应再进行一次终审复核，然后按程序交印、校对，将其印制成正式文件，并依据发文范围予以分发。
（二）拟发公文的签批职权范围
1、以市政府（林管局）名义制发的上报省政府、省森工总局的文件和下发的涉及经济社会发展全局的政策性文件，由市长签发。
2、以市政府（林管局）名义下发的只涉及某一战线或某一方面工作的一般性文件，由分管副市长（副管局长）签发；内容涉及两位以上副市长（副管局长）的一般性文件，由常务副市长签发；其中内容特别重要、政策性强的，由市长签发。
