1、 转发上级或同级机关文件时，如被转发的文种也是‘通知''，可省去转发文种。
2、批转或转发下级机关的请示、报告时，被批转或转发的请示、报告标题中不冠报文机关名称，在全文末尾加上机关名称（见式样二）。
3、批转或转发资料性的或没有抬头的文件，被批转或转发的文件标题一般不冠机关名称，在标题下注明机关名称和年、月、日，并用括号括起来。如机关名称字数较多，可排在标题之下，年月日之上，年月日用括号括起来（见式样三）。
（九）文件抬头，即文件发往机关名称。机关名称的排列，按党、政、军、群顺序排列。没有抬头的文件，主送机关注在分送栏中，位于抄送机关之上（见式样四）。
（十）正文，公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（十一）公文如有附件，应当在正文之下（空一行）、文件落款之上注明附件顺序和名称（见式样一）。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。
（十二）文件落款，指正文末尾加盖的发文机关印章和成文时间。成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。如领导同志签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。电报以发出日期为准。
公文除会议纪要外，要加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。
（十三）文件附注（如‘此件不公开报道''、‘此件发至苏木镇级''等）注在文件落款（印章）之下主题词之上（文件左下角），并用括号括起来。
（十四）主题词，标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，数量不超过5个。
（十五）分送栏，设在文件末页下端、文件印发机关栏之上。抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、纪委、法院、检察院排在后面，但要另起一行；如抄送其他机关应排在最后，单独另起一行。
（十六）印发机关栏，设在文件末页最后一行。印发机关统称''某某行政机关办公室''。印发日期应为付印日期，在印发机关横线右下方标明印制份数。
第十一条 《函》、《内部传真电报》和《内部通报》，适用以下公文格式：
（一）《函》，眉首印机关全称，发文字号放在横线下右侧标题之上；密级和紧急程度注在横线下左侧、标题之上。如属密件，序号印在秘密等级之后（见式样五、六）。
（二）《内部传真电报》，眉首部分按有关要求办理，其他部分参照本实施细则第十条规定办理。
（三）《内部通报》，秘密等级注在文件首页右上角。发文机关放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。如刊登讲话和调查报告，讲话时间或调查报告撰写时间放在标题下面用括号括起来；如刊登批示，一般用‘盟行署领导近期重要批示''的标题，下面用括号注明‘-年-月-日''。如需要加按语，应排在政文之上。按语用楷体，两端各少排两个字。（见表样七、八、九）。
