电子文件形成单位的档案管理部门（档案室）应于每月初将上月形成的经过检验的归档电子文件保存在脱机载体上，并做好备份。
八、电子档案移交与保管
电子文件归档后，按有关规定移交至单位档案保管部门，作为电子档案进行保管，到期移交档案馆。
（一）电子档案移交要求。
1．电子档案移交时间。向国家综合档案馆移交纸质档案的单位，在每年6月30日以前，应向同级国家档案馆移交一套上年度的电子档案。
2．移交的电子档案，应包括归档电子文件目录和本单位制发文件的原文数据，并与纸质档案相一致。数据接口标准相一致，不符合接口标准的，移交单位负责转换。
3．电子档案应当用只读光盘作为载体进行移交。
（二）电子档案移交检验。
1．档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100％。
2．检验项目：
（1）载体有无划痕，是否清洁。
（2）有无病毒。
（3）核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3．检验结果填入《电子档案移交接收检验登记表》（见附件3），一式2份，移交部门保存一份。检验不合格的，应退回形成单位重新制作。
（三）电子档案移交接收。填写《电子档案移交接收登记表》（见附件4），同时移交《归档电子文件目录》，一式2份，移交部门保存一份。
（四）电子档案保管要求。电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
1．归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
2．环境温度范围：17℃-20℃；相对湿度范围：35％-45％。
3．电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
4．市、县（区）档案馆对移交进馆的电子档案应做好备份，把电子档案复制或拷贝至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，第三套异地保存。
（五）电子档案有效性保证。
1．每满1年，对电子档案形成单位的档案保管部门，进行一次电子文件读取、设备更新情况检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
