（六）有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（七）保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。
（八）电子文件归档要求：
1．本市各级机关、团体和企事业单位，应当使用本市统一的档案信息数据库管理系统软件进行电子文件的归档管理。
2．归档电子文件应与相应的纸质文件并存，在内容上保持一致。每份归档的电子文件均需在《归档电子文件登记表》中登记，以件以盘为单位填写（见附件2）。归档电子文件登记表应与电子文件同时保存，并有纸张打印件。
3．电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。
4．把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保存，一套供查阅使用，第三套作为电子档案移交档案馆。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
5．本标准推荐采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘。禁用软磁盘作保存载体。
6．存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。
7．电子文件归档时将相应的机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附件2）。
8．原电子文件数据载体在完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少1年。
六、电子文件整理
本市各级机关、团体和企事业单位的档案管理部门要随时收集符合归档范围的电子文件。
著录应当使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字，依照其文字规则书写；数字使用阿拉伯数字；图形及符号照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。
（一）电子文件的整理，应按年度、机构（问题）、保管期限、密级等因素相对集中。
（二）根据电子文件登记表，参照《档案著录规则》进行著录《归档电子文件目录》（见附件6）并附有纸质目录。
七、归档电子文件的备份
