8．归档电子文件如果采用不符合本《办法》要求的格式，收集时应转换成本办法的格式，如无法转换，应当将相关软件一并收集。
9．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应与电子文件一同收集。
10．电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；M-多媒体文件；P-计算机程序；D-数据文件。
11．电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。
四、电子文件的接收
依据《
中华人民共和国政府信息公开条例》，为提高行政机关工作的透明度，促进依法行政，充分发挥行政机关政务信息对群众生产、生活和经济社会活动的服务作用。要求同级行政机关必须向市、县（区）国家档案馆主动送交现行公开的电子文件及目录数据。作为当地政府信息公开场所的国家档案馆，在接收公开的电子文件和目录数据利用时，必须遵守信息公开的范围、方法和程序。
（一）电子文件接收的范围。
市直各机关单位要参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的相关规定，移交2007年以后形成的现行公开电子文件，具备条件的同时送交音、视频文件。
（二）电子文件接收时间。
根据省电子文件送交的有关规定，电子文件接收时间从文件形成满三个月后，向国家档案馆现行公开文件中心送交。
（三）电子文件接收送交格式。
电子文件接收格式符合本《办法》要求，送交方式采用脱机载体。
电子文件接收要按照有关要求填写登记手续。各单位送交的电子文件需留有备份。
五、电子文件的归档
（一）归档范围。电子文件的归档范围，参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
（二）归档时间。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。
（三）归档电子文件应以“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，文件内容紧密相关的几份电子文件也应作为一件。
（四）归档检测。在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等的检测。
（五）归档前的鉴定。电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件鉴定的有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
