（五）具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
（六）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由单位档案部门负责，电子档案移交后由档案馆负责。
三、电子文件类型和收集
（一）电子文件类型。
1．文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。
2．图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件。
3．图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4．影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。
5．声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件。
6．多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
7．数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中产生的电子文件。
（二）电子文件收集范围。
凡是本单位工作活动中形成的，具有查考利用价值，应作为电子文件收集，收集时相关支持软件和数据均属收集范围。
（三）电子文件收集要求。
1．电子文件应当与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，在内容上保持一致。每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记，以件以盘为单位填写（见附件1）。电子文件登记表应与电子文件同时保存。
2．在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应当采取严格的安全措施，随时备份，保证电子文件不被非正常改动，保证电子文件的安全性。对具有永久和长期保存价值的电子文件，应制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档保存，并使两者建立互联。
3．文本文件收集时应统一将其转换为TXT、XML、RTF通用格式。收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
4．图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG格式。如果采用非标准压缩方法，收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
5．图形文件收集时应注意其软、硬件环境和相关数据。
6．影像文件收集时应按MPEG、AVI通用格式，注意收集其压缩方法和相关软件。
7．声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3通用格式，注意收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
