指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
7．元数据 Metadata
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
8．真实性 Authenticity
指按规定对电子文件的内容结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
9．完整性 Integrity
指电子文件的内容结构、背景信息、元数据等无缺损和无改变。
10．有效性 Utility
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
11．捕获 Capture
指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
12．迁移 Migration
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
《办法》所称电子文件是指在本市电子政务网、本部门局域网和办公自动化应用系统中经识别、处理后形成的具有规范格式的文件电子数据。
（三）引用标准。
1．GB/T18894-2002国家《
电子文件归档与管理规范》
2．DA/T18-1999《档案著录规则》
3．《中国档案分类法》
4．DA/T19-1999《档案主题标引规则》
5．DA/T22-2000《归档文件整理规则》
6．GB/T7156-2003《文献保密等级代码与标识》
二、电子文件的管理
（一）电子文件管理的原则是遵循电子文件形成特点和规律，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子文件的科学保管和长期有效利用。
本市各机关单位应将电子文件管理纳入本系统、本机关电子政务建设和部门的职责范围，明确分管领导，加强监督检查，落实管理机构、人员、资金等保障措施。
（二）市、县（区）档案行政管理部门、信息部门应明确电子文件管理职责，对同级机关单位电子文件管理工作实行监督、指导。各级国家综合档案馆负责归档电子文件的安全保管、维护和提供利用。
（三）电子文件形成单位应指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、整理、鉴定、归档及电子档案的保管和利用，实行全过程管理，保证管理工作的连续性，并纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责。
（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
