7．2．1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应当对电子文件的载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。
7．2．2 检验项目
载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
7．2．3 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》 (见附录A的表A．3)的相应栏目。
7．2．4 档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成单位重新制作。
7．2．5 移交进馆的电子文件应当提供DBF格式的文件目录，数据结构符合自治区内有关标准。
7．3 移交手续和保管要求
7．3．1 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
7．3．2 归档电子文件的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储归档电子文件的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃～24℃，相对湿度控制在35％-45％。重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。
7．4 有效性保证
7．4．1 每满1年，对归档电子文件涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
7．4．2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
7．4．3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
7．4．4 磁性载体上的归档电子文件，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
7．4．5 档案保管部门应当定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。
7．5 电子文件的迁移
7．5．1 系统设备更新、系统扩充、应用软件升级或者改变时，应当及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。
