6．2．1．1 字处理文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。
6．2．1．1．1 定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件形成的最后结果，有重要凭证、依据价值，应注意收集，并必须有签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。
6．2．1．1．2 正式电子文件：将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明，并注意重点收集。
6．2．1．2 图像文件：用扫描仪等设备获得的静态图像文件，如果其压缩计算方法特殊，则应将相关软件一起收集。
6．2．1．3 图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
6．2．1．4 影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩计算方法和软件。
6．2．1．5 声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
6．2．1．6 多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包括前面所示的两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。
6．2．1．7 数据库文件：采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
6．2．1．8 超文本文件：采用WEB技术制作的浏览器文件。
6．2．1．9 元数据文件：即关于数据的数据。是电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的文件。
6．2．2 环境类型
6．2．2．1 计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支持软件和应用软件以及软件的版本等。
6．2．2．2 数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。
6．3 运用计算机进行公文处理、行政管理，特别是实行无纸办公的单位，电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载保存制作备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档。
6．4 电子文件鉴定
6．4．1 归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和档案部门共同承担。依照本单位规定的归档范围和保管期限表，确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限，鉴别电子文件的真实性、完整性和有效性。
6．4．2 电子文件保管期限和密级的划分，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
