4．3．3 对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。
4．3．4 定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。
4．4 电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。
5．电子文件的收集与积累
5．1 收集范围
5．1．1 电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。电子文件的归档范围按照纸质文件的有关规定执行。
5．1．2 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，文件形成部门或保管部门已开始进行全文数字化工作的，则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保留。
5．1．3 当运用计算机系统进行公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当适时进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作成纸质文件保留。
5．2 收集要求
5．2．1 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应当明确流程环节的责任者，采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
5．2．2 采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件，如不能转换，收集时应当连同专用软件一并收集。
5．2．3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
5．2．4 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
5．2．5 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
