3．3 管理制度与技术措施
3．3．1 各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
3．3．2 各立档单位应有严格的电子文件归档管理制度和技术措施，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性、有效性、安全性。
3．3．3 电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
3．3．4 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。
4．电子文件的真实性、完整性和有效性保证
4．1 电子文件的形成单位，应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
4．1．1 建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。
4．1．2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
4．1．3 对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。
4．1．4 对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。
4．2 各单位从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求，具有完整性。
4．2．1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
4．2．2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
4．2．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
4．2．4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
4．2．5 电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档，正式文本随后物理归档。单位档案部门按照档案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档。
4．2．6 采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
4．3 为保证电子文件的有效性，电子文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。
4．3．1 根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。
4．3．2 办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理，能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制。
