2．3 背景信息context指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2．4 元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
2．5 逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
2．6 物理归档physical filing指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
2．7 真实性authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2．8 完整性integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2．9 有效性utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
2．10 捕获capture指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
2．11 迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
3．电子文件归档原则与管理
3．1 电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
3．1．1 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。
3．1．2 电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
3．1．3 具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
3．2 对只有电子签章的电子文件，归档时应当在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。
